コラムを閲覧いただき、ありがとうございます。終活・相続/クラウド会計に強い高井俊明税理士事務所です。

バックオフィス業務とは

バックオフィス業務とは経理、会計、総務、庶務、人事などを指します。このバックオフィス業務は会社経営の根幹になるもので、業務を担当している方は縁の下の力持ちともいえる存在です。フロントオフィス業務（営業など売上に直結する業務のこと）だけでは、会社は成り立ちません。バックオフィス業務を軽視してしまうと、従業員の給料の支給の遅れや、資金繰りに苦しんだり、会社の経営に支障をきたすことになるでしょう。

近年、このバックオフィス業務の効率化という流れが社会的に起こっています。

日本政府でもデジタル庁ができました。行政でもハンコレスが進み、紙の書類は減っていくことでしょう。

日本ではバックオフィス業務は長らく、効率化ということが図られていなかったと私は考えています。

バックオフィス業務の改善・効率化が必要な事例

次の事例を見てください。

1. 社内の経費の精算を出金伝票に書いて領収証をつけ、経理が帳簿付けのために必要なので、振替伝票を一緒に書いている。
2. 紙のタイムカードで勤務時間を管理し、給料計算の際に、このタイムカードを手集計して、勤務時間を計算して、給料計算を行っている。
3. 支払の請求書が届いたので、その支払いに銀行の窓口まで行き、振込手続きをする。
4. 売上の請求業務で紙の請求書に書いて、これを自社で郵送したり、FAXを流している。

などなど

これらの事例が一つでも当てはまれば、『バックオフィス業務の改善・効率化』をすぐにでも行わないといけません。

1.の例について、本当に出金伝票と振替伝票は必要なのでしょうか？出金伝票は百歩譲って必要かと思います。領収証が出ない電車代などについて会社が現金出金をした証拠になりますので。ただ、振替伝票は会計ソフトに打ち込みをするためのものであって、これは領収証や出金伝票を見て入力することでもこと足ります。なんなら領収証自体があるものは、出金伝票自体いらないのではないでしょうか？

2.の例について、タイムカードで勤務時間を管理することは大事なことです。これをしないと正確な給料計算はできませんので。しかし、紙のタイムカードで時間を記録することで、手作業で時間を集計するということが発生します。手作業で時間を集計することで間違いも起こりやすいですし、何より集計する時間の人件費を考えてみてください。本当に紙のタイムカードで打刻管理することがいいのでしょうか？

3.の例について、支払業務はとても重要で、これが滞ると会社は信用を失いますし、取引先を失うことになります。これはその支払いに窓口まで赴き振込手続きをしていることに問題があります。会社から銀行まで行き、銀行で整理券を取り、呼ばれるまで待ち、振込票に手書きし、現金をカウントして銀行員に渡し、銀行員が金額確認し、振込手続きを行う。これにかかる交通費や人件費を考えてみてください。本当に銀行の窓口まで支払をしにいく必要があるのでしょうか？

4.の例について、売上の請求をすることはとても重要です。これがないと会社にお金が入ってきませんし、会社にとって一番大事かもしれません。これは紙の請求書に書いていることに問題があります。紙の請求書に書くということは、まず、相手先名を書いて、発行日付を書いて、自社の情報を書いて、振込先、振込日を書いて、売上金額を書いて、、、、書いてばっかりです。途中で間違えるともう悲惨です。この書いて書いてという作業をもう一度しないといけません。さらにまだ書くことは終わりません。郵送であれば、相手先の住所から会社名、裏には自社の情報と書きまくらないといけません。FAXで送った場合も相手先のFAX機能によっては、数字がつぶれて、これは6なのか8なのかわからないという経験をされた方は少なからずいるのではないでしょうか？本当に、紙で請求書を書いて、郵送またはFAXで送る必要はあるのでしょうか？

4つの事例の問題点をそれぞれ挙げてみました。

これがすべてあてはまっているとしたら、人件費をはじめ、経費がとても掛かっていると感じませんか？

クラウドERP

現在これらの業務はすべて改善・効率化できます！

これらの改善・効率化の答えを書く前に、『クラウドERP』を知っておく必要がありますので、これが何か簡単に書いてみます。

『クラウドERP』とはインターネットを介して利用できる基幹業務システムのことを言います。会計・人事・生産・販売・物流といった業務に必要な機能を網羅的に備えたITシステムです。ちなみにERPとは「Enterprise Resource Planning」の略です。

要するにこのシステムを入れることで今まで別々に管理していた業務の大半を一元管理できるようになるというイメージです。

広いバックオフィス業務のうち財務や人事に特化しているのが、『freee』や『マネーフォワード』です。

『freee』と『マネーフォワード』が公開しているイメージ図を見てみましょう。

https://www.freee.co.jp/cloud-erp/

https://biz.moneyforward.com/pr/2020/

『freee』と『マネーフォワード』は他社ITソフトとの親和性がとても高く、例えばレジポスソフトとして最近多い『AIRレジ』『SQUARE』などとも連携が可能な点が優れています。

『freee』と『マネーフォワード』を会計でしか使うのではなく、こういった使い方をすることでバックオフィス業務を強化・効率化することができます。

バックオフィス業務改善案

クラウドERPの内容をイメージしていただいた上で、上記の4つの事例の改善案を記載していきたいと思います。

1.社内の経費精算については、クラウドの経費精算システムを活用しましょう。スマホアプリで写真を撮り、上司に申請し、上司が承認する。会社はキャッシュレスで精算することも可能です。一括振込や給料と一緒に振り込むことなども可能です。『freee』と『マネーフォワード』の経費精算システムを使っていると自動で会計ソフトに連動されます。紙の書類をなくすことができるとともに、会計ソフトへの打ち込みや現金での精算がなくなるので、総務や経理の業務量は大幅に削減できるでしょう。精算を行う社員もスマホで申請ができるので、空き時間に手軽に申請が可能です。

freeeの経費精算詳細は以下↓

https://www.freee.co.jp/houjin/keihiseisan/

マネーフォワードの経費精算詳細は以下↓

https://biz.moneyforward.com/expense/

2.タイムカードの集計は、スマホでできる勤怠管理システムを活用しましょう。ほかにも、指紋認証のシステムや会社のパソコンを開いたときに打刻されるシステムなど、今は打刻システムはとても充実しています。freeeやマネーフォワードでも打刻と給料計算がセットになっているシステムがありますし、他社の打刻システムとも連携できたりもできますので、手集計することはなくなります。さらに、給料明細をWEB上で確認できる仕様になっているので、印刷コストまでも削減できます。一括振込することも可能です。こちらも集計や会計入力に要する人件費や事務コストを大幅に削減できるでしょう。

freeeの給与計算詳細は以下↓

https://www.freee.co.jp/hr/attendance-management/

マネーフォワードの給与計算詳細は以下↓

https://biz.moneyforward.com/payroll/

3.支払業務はインターネットバンキングを活用しましょう。インターネットバンキングでの振込は以前は手数料が高い銀行も多かったですが、近年は手数料も安くなってきています。また、口座を作る際に通帳が発行されないところが多くなってきていますし、日本中がインターネットバンキングになり通帳がなくなる日も近いかもしれません。インターネットバンキングで振り込めば、銀行の窓口に行く交通費や窓口での待ち時間、振込用紙に記載する時間などこれにかかる人件費を大幅に削減できるでしょう。また、振込票という紙の資料もなくなるので、紙の書類の管理コストも削減できます。さらに、インターネットバンキングをすることで、freeeやマネーフォワードと連携ができますので、取引が自動で会計ソフトに入ってきます。会計ソフトへ手入力する人件費の削減も可能でしょう。

freeeの口座連携詳細は以下↓

https://www.freee.co.jp/houjin/

マネーフォワードの口座連携詳細は以下↓

https://biz.moneyforward.com/accounting/

4.売上の請求業務は、請求管理ソフトを使いましょう。これにプラスしてCRM（顧客管理ソフト）を使うとさらに効果的でしょう。クラウド請求管理ソフトを使えば、同じ相手先への請求業務は簡単にできますし、定期的な請求についても自動作成してくれます。さらに郵送が必要な場合でも、郵送を代行してくれますので、印刷して封筒に入れて郵便局やポストに投函するというコストを削減できます。もちろん、会計ソフトにも自動で連携されるので、毎月の売上をリアルタイムに把握できます。

freeeの請求書詳細は以下↓

https://www.freee.co.jp/houjin/invoice/

マネーフォワードの請求書詳細は以下↓

https://biz.moneyforward.com/invoice/

まとめ

今回は、『クラウド会計（freee、マネーフォワード）でバックオフィス業務の効率化を図りましょう！』という記事について書いてみました。

バックオフィス業務の効率化を図ることで、経費削減が可能となります。この効率化を図ることで、副次的にとてもいいことが起こります。

それは、会社の経営成績や財政状態を図る指針となる損益計算書と貸借対照表をいち早く完成させることが可能となり、この数字に基づいた経営判断が下せるようになるということです。

高井俊明税理士事務所では、財務を重要視しています。経営者様には、財務数値に基づいた経営判断をしてほしいと思っております。

最後に、高井俊明税理士事務所は、freeeの認定アドバイザー、マネーフォワードクラウドの公認メンバーでもあります。

これらのソフトの導入や相談を安心してご依頼いただけます。

クラウド会計については、こちら（クラウド会計って何？メリットデメリットを解説）をご覧ください。

また、高井俊明税理士事務所では、バックオフィス業務を強化・改善・効率化するコンサルティングを行っております。

バックオフィス業務を強化・改善・効率化したいという方はお気軽にお問合せ下さい。